Banquet Event Order (BEO) di Hotel: Pengertian, Contoh, dan Template

Oleh: Agus Sudarsono, S.ST.Par., M.Par.

Pendahuluan

Dalam industri perhotelan, Banquet Event Order (BEO) adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai panduan operasional untuk acara yang diselenggarakan di hotel, seperti pernikahan, seminar, konferensi, atau jamuan makan. BEO memastikan semua departemen terkait (banquet, F&B, housekeeping, AV technician) memahami detail acara sehingga pelayanan berjalan lancar.

1. Pengertian dan Fungsi BEO

Banquet Event Order (BEO) adalah dokumen resmi yang berisi seluruh informasi teknis dan logistik suatu acara di hotel. Dokumen ini disusun oleh Event Sales/ Banquet Manager dan disetujui oleh klien sebelum pelaksanaan acara.

Fungsi BEO:

✅ Pedoman Operasional – Memastikan semua tim (F&B, banquet, teknik) bekerja sesuai rencana.
✅ Alat Komunikasi – Menghindari miskomunikasi antar-departemen.
✅ Dokumen Kontrak – Sebagai bukti kesepakatan antara hotel dan klien.
✅ Catatan untuk Evaluasi – Bahan review pasca-acara untuk perbaikan layanan.

2. Komponen Penting dalam BEO

Sebuah BEO yang baik harus mencakup informasi berikut:

A. Informasi Dasar Acara

Nama acara
Nama klien & kontak
Tanggal & waktu acara
Lokasi (ballroom, meeting room, outdoor area)
Jumlah tamu yang diestimasi

B. Rincian Layanan Makan & Minuman (F&B)

Jenis hidangan (breakfast, lunch, dinner, coffee break)
Menu lengkap (termasuk opsi vegetarian & alergen)
Jadwal penyajian
Kebutuhan peralatan (china ware, glassware, buffet setup)

C. Tata Ruang dan Dekorasi

Denah tempat duduk (table plan)
Jenis dekorasi (flower arrangement, backdrop, lighting)
Spesifikasi panggung (stage, podium, screen)

D. Kebutuhan Teknis (Audio Visual & Equipment)

Sound system, microphone, projector
Koneksi internet (Wi-Fi speed & kapasitas)
List tambahan (power supply, extension cable)

E. Jadwal Acara (Run Sheet)

Timeline lengkap (registrasi, sambutan, makan, sesi presentasi)
Titik kunci yang perlu diperhatikan (speech, cake cutting, door prize)

F. Pembayaran dan Ketentuan Lain

Total biaya & deposit yang sudah dibayar
Kebijakan pembatalan
Kontak darurat (event coordinator, supervisor)

3. Contoh BEO untuk Berbagai Acara

Contoh 1: BEO untuk Pernikahan

Nama Acara: Wedding Reception – Amanda & Brian
Tanggal: 15 November 2024
Waktu: 17.00 – 22.00
Lokasi: Grand Ballroom
Jumlah Tamu: 150 orang

F&B Services:

Welcome drink: Sparkling juice
Menu: 4-course plated dinner (opsi beef/chicken/fish)
Wedding cake: 3-tier vanilla & chocolate
Beverage package: 2-hour free flow soft drinks

Dekorasi:

White floral centerpiece
Ivory tablecloth with gold runner
LED uplighting (warm white)

Run Sheet:

17.00: Guest arrival & cocktail
18.30: Grand entrance
19.00: Dinner served
20.30: Cake cutting & first dance

Contoh 2: BEO untuk Seminar Perusahaan

Nama Acara: Annual Corporate Meeting – PT XYZ
Tanggal: 5 Desember 2024
Waktu: 08.00 – 16.00
Lokasi: Emerald Meeting Room
Jumlah Peserta: 50 orang

F&B Services:

Morning: Coffee break (pastry, fruits, coffee/tea)
Lunch: Buffet (Indonesian & Western options)
Afternoon: Snack box

Technical Needs:

LCD projector + screen
Wireless microphone
High-speed Wi-Fi

Room Setup:

U-shape seating
Whiteboard & flipchart
Name tags & notepads

4. Template BEO (Siap Pakai)

BANQUET EVENT ORDER
Hotel Name: [Nama Hotel]
Event Name: [Nama Acara]
Client: [Nama Klien] | Phone: [Kontak]

Event Date: [DD/MM/YYYY]
Venue: [Ballroom/Meeting Room]
Guest Count: [XX persons]

F&B DETAILS

☑ Meal Type: [Breakfast/Lunch/Dinner]
☑ Menu: [Detail menu]
☑ Beverage: [Included/ Cash bar]

ROOM SETUP

☐ Style: [Theater/Classroom/U-shape]
☐ Special Requests: [Dekorasi, bunga, dll.]

TECHNICAL REQUIREMENTS

☐ AV: [Projector/Sound system]
☐ Other: [Wi-Fi/Extension cord]

RUN OF SHOW

Time	Activity	Remarks
09.00	Registration	Team in charge: [Nama]
10.00	Opening Speech	Mic 1 ready

BILLING INSTRUCTIONS

Total Cost: [Rp XXXX]
Deposit Paid: [Rp XXXX]
Balance Due: [Rp XXXX]

Prepared by: [Nama Sales]
Approved by: [Nama Klien]

Sumber Referensi:

Goldblatt, J. (2014). *Special Events: A New Generation and the Next Frontier* (7th ed.). Wiley.

Vallen, G. K., & Vallen, J. J. (2021). *Check-In Check-Out: Managing Hotel Operations* (9th ed.). Pearson.

Park, J. (2018). "Effective Banquet Event Orders (BEOs) for Seamless Event Execution". *International Journal of Hospitality Management*, 35(2), 45-60

Event Industry News. (2022). *The Ultimate Guide to Banquet Event Orders*. Diakses dari [https://www.eventindustrynews.com/banquet-event-orders]

APEX (Accepted Practices Exchange). (2020). *Event Planning Standards: Banquet & Catering Protocols*. Convention Industry Council.

https://mahad.uinsyahada.ac.id/

toto slot

https://febi.uinsyahada.ac.id/dokumen/

slot gacor

https://lppm.uinsyahada.ac.id/

toto slot

https://perpustakaan.uinsyahada.ac.id/

slot gacor

https://spi.uinsyahada.ac.id/

slot gacor