PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI

Oleh: Yuniawati Ekaningrum, S.E., M.Sc.

Beberapa hal penting yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan konvensi atau MICE merupakan refleksi dari kebutuhan para peserta yang mengikuti kegiatan konvensi tersebut. Ada beberapa kegiatan yang memerlukan prasarana khusus.

Familiarization Trip

Dalam urusan konvensi, perjalanan insentif dan pameran, kegiatan-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board), Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization), Biro Konvensi (Convention Bureau), Kawasan Konvensi Kota (City Convention Destination), Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) berkerjasama dengan :

Perusahaan Penerbangan
Hotel-hotel besar
Perusahaan angkutan di darat (kereta api, bus, rental car)
Perusahaan pemasok kebutuhan kovensi

Gambar: transportasi laut dan darat
Sumber : detik travel.com

Bagi mereka, pemrakrasa Fam Trip, hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian :

Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil Keputusan
Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peserta, namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan yang telah disepakati
Menginformasikan iklim dan cuaca, serta pakaian yang cocok utnuk dikenakan (resmi dan santai). Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaaan mereka
Menjelaskan klasifikasi jenis akomodasi hotel dengan pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah
Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab.

Gambar: transportasi udara dan laut
Sumber: detik travel.com

Bahasa Konvensi

Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz, Austria, Association Internationaledes Palais de Congres (IAIPC), suatu badan yang peduli akan aturan-aturan pelaksanaaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut :

Berkomunikasi dengan mempergunakan Bahasa ibu, Bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setipa orang
Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science), kongres internasional seyogyanya membuka pintu bagi beberapa mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan
Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan Bahasa ibunya, Bahasa sendiri, dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum intelektual sebah persidangan konvensi internasional harus tegas memutuskan. Hanya satu Bahasa, yaitu Bahasa Inggris, konsekuensinya adalah : terjemahan :
Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas
Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam Bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas

Interpretasi

Juru interpretasi mencatat di atas kertas, setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya. Interpretasi tepat dan benar, tetapi lambat
Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer
Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya

Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamnaya. Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikatnya dengan berdialog, bermain, belajar bersama, berusaha bersama bahkan berkonflik.

Motif-motif di bawah ini biasaya merupakan alas an mengapa orang ingin melakukan konvensi :